贵阳护理职业学院档案管理办法

作者: 时间:2011-11-23 点击数:

贵阳护理职业学院档案管理办法
为了规范学院档案管理,充分利用文件资料,有效地为我院的教育教学发展、领导决策提供服务,特制定贵阳护理职业学院档案管理办法:
一、档案管理工作
(一)学院档案由院办公室统一管理;
(二)院办公室设专门人员对档案进行管理;
(三)档案管理人员负责对处、系、室在管理工作中形成各种文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作进行监督和指导;
(四)院办公室集中统一管理本院各种门类和载体的档案,为本院领导决策和开展各项管理工作提供服务;
(五)院办公室须办理院领导交办的其它有关档案业务工作。
二、档案的接收范围
(一)学院的归档工作应按《机关文件材料归档和不归档的范围》执行;
(二)与本院业务有直接关系的文件材料;
(三)学院的文史资料,包括音像,图片、电子版本、证照等;
(四)学院的保密技术资料。
三、归档立卷要求
(一)应归档的文件材料种类、份数要完整齐全;
(二)每份文件的正文、附件、印件及定稿,请示及批准,转发文件及被转发文件,多种文字形成的同一文件,分别订在一起,同类文件不得分开。同一问题形成的文件等应在一起;
(三)不同年度的文件一般不得一起立卷。但跨年度的请示、报告与批复,应放在复文年立卷,跨年度的规划、计划、决算等放在针对年度立卷,会议文件放在开幕年立卷,非诉控案件在结案年立卷;
(四)文件处理应区别不同情况进行排列,同一问题文件材料排在一起,批复在前、请示在后,正文在前、附件定稿在后,案件结论在前、依据性材料在后;
(五)各种保管期限的档案必须按规定格式逐件制定卷内目录,没有提名的应按档案进鉴定,准确判定档案的存毁;
(六)档案鉴定工作在本院主管档案工作负责人的领导下会同档案管理人员共同组成档案鉴定小组。
四、档案的安全管理
(一)档案室在学院保密领导小组的领导下开展档案的安全管理工作;
(二)非档案室工作人员严禁随意进入档案室;
(三)档案室计算机严禁上国际互联网;
(四)档案室工作人员严禁随意将档案资料带出档案室;
(五)利用档案室资料,必须经相关领导批准后,办理手续借阅;
(六)档案室必须安装安全技术防范设施;
(七)档案工作人员调离时,必须在办理档案移交手续后方能离开岗位;
(八)应销毁的档案由鉴定小组提议,登记后经分管档案的领导批准,由两人在指定地监销,并在销毁册上登记签字。
五、档案的借阅
(一)一般档案
1.查阅一般档案,须经院办公室主任同意后,方可对档案进行查阅;
2.查阅一般档案,仅限于本部门工作范围形成的档案材料,查阅超出本人工作范围材料的须经院办公室同意,方可查阅;
3.外单位或个人查阅相关的档案时必须持有单位介绍信,在办公室办理相关手续后,方可查阅介绍信指定的内容;
4.学院的证照、获奖证书一般不能外借。
(二)重要档案
1.重要档案是指党政会议记录、纪检案卷、人事、财会、基建档案及其它保密档案;
2.查阅重要档案必须经院领导批准;
3.查阅重要档案需在档案所属部门下进行。
(三)查阅档案资料的注意事项
1.查阅档案时,严禁涂改、勾划、抽页、拆毁、剪裁、增删档案。需要复印的档案资料必须经院办公室同意后方可进行。
2.查阅档案必须登记、注销和检查手续,当面点清,如发现问题,及时追查责任,并采取有效的措施;
3.查阅档案完毕后应迅速将档案归还档案室,不得转借他人。
4.学院档案室储存的档案是学院的宝贵财富之一,利用者应切实维护所借档案的完整与安全。 
5.借阅档案时,必须进行借阅登记,借出后按规定时间归还,借阅单位或个人应及时向档案室反馈利用效果。
 
 

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